2014年8月30日 星期六

[iPad App]Scanner Pro + Evernote - 這次要你丟了你的掃瞄器!

自從換成了iPhone之後,手機真的一步步的佔據手邊其他的數位工具。
先是DV跟數位相機被可以隨時拿出來一拍即成的手機給取代了。
再來是車上用的GPS也被可以即時顯示路況的 Google Map給取代掉。
之前分享過的iBon行動生活站甚至可以讓我連辦公室都不用進去。

所以今天再來分享一個很好用的小App,再幫你把辦公室的掃瞄器基本的掃瞄器文件功能淘汰掉。


我們常常會碰到紙本文件需要轉成電子檔(特別是PDF檔)傳給客戶。
或是訂單需要簽名回簽。
如果在外面碰到這樣的狀況,某些時候可以到便利商店處理沒錯。
可是便利商店沒辦法幫你幫紙本文件轉成電子檔,只能幫你傳真。

當然,也可以用手機拍照,將照片傳給客戶。
可是如果是正式文件,用照片的模式顯得不夠正式。
容易有背景、光線不對等的問題,會讓照片看起來專業度不足。

這時候就是Scanner Pro出場的機會了。

這個App只做一件事,就是把照片裡的文件轉成PDF,就這麼簡單。


打開App後,底下會有兩個功能,左邊是相機,立刻拍照轉成PDF檔;右邊是相簿,讓使用者從相簿裡找想要轉成PDF檔的照片。
不過我通常是直接選相機功能,沒那麼無聊先開拍照App拍完,再開Scanner Pro轉檔,多此一舉。



打開相機模式後,對準你要製作PDF檔的文件紙本,App會自動做梯形修正,使用者不用太刻意去對準文件。
(不過實際使用上我還是會盡可能讓文件對準填滿畫面,對文件的辨識度會有幫助。)



拍完基本上就完成了。
App會再給使用者機會去辨識結果的四個角落有沒有對準,不過通常需要修正的機會不多。
然後就可以透過內建的分享功能將文件寄出了。


好了!打完收工!
什麼?就這樣嗎?當然不可能!

雖然只是一個很簡單的App,可是還是有許多進階的功能等待我們去挖掘。

像我,就喜歡把這個App跟我的Evernote帳戶做連結。
可以把所有掃瞄過的文件,自動的,同步到我的Evernote裡。
現在來看看怎麼設定這個好用的功能。



回到App的主畫面,看到左上角有一個Setting的Icon。



在設定裡就可以看到那隻熟悉的綠色大象。
Scanner Pro同時還支援Dropbox跟Google Drive等常見服務。
我試過Dropbox的同步功能,他並不是同步,而是先設定好連結,如果需要傳到Dropbox,就可以省去設定的麻煩。



選擇Evernote後,輸入你的帳號密碼,出現允許帳戶存取的畫面,選擇授權,就完成了。

設定完以後,Scanner Pro會在你的Evernote裡建立一個「Scanner Pro」的筆記本,所有透過Scanner Pro傳送的文件檔都會被暫時歸檔到那個筆記本。


說說這麼設定對工作會有什麼好處?

基本上Scanner Pro就是一個很簡單的轉成PDF的服務,在平常是不會把這個App打開的。
可是Evernote卻是我幾乎每天都會使用的服務,我每天都會透過手機、平板,或電腦使用這個服務。
當我打開Evernote時,就會看到Scanner Pro自動幫我同步的文件,因為Evernote筆記的編排是以筆記成立時間先後順序。
然候我會再根據同步文件的內容,歸檔到對應的筆記本去,或是加上適當的Tag。
未來如果需要追朔文件的處理進度,或是要了解案子的進度,Evernote連你的報價單或是傳送給客戶過的文件都能幫你掌握呢。