2014年3月16日 星期日

[iPad App]請搭配Evernote服用-Penultimate



這篇文章起因於上個月在品思講堂上,有人帶了一支Adonit Jot Script Evernote Edition。
引起正在尋找觸控筆的我很高的興趣。
(題外話,Bamboo Stylus我的經驗很糟糕,目前使用中的是台灣設計師的Pissarro,輕、原木質感很棒。)
於是我拿著iPad請他示範Adonit的效果。
大概因為是Evernote Edition,所以他用了官網上推薦搭配使用效果最好的Penultimate來寫。
我這才發現,已經被我冷凍很久的Penultimate居然有了那麼大的改善。

說來慚愧,Penultimate當初還是我在它還沒被Evernote收購就花了5鎂買的筆記型App。
可是因為當時它並不能滿足我的需求,在用了UPad以後Penultimate很快的被我給遺忘了。
更何況它被Evernote收購以後開放免費下載,讓花錢買App的我有些受傷,就更沒想過要開來用了。


總之那天的試用除了讓我對Adonit Jot Script Evernote Edition留下印象外,我更是對Penultimate重新產生了興趣。
於是,這一個月來我幾次都刻意在有筆記需求時選擇用Penultimate紀錄,也有了一些心得。
在這邊分享幾個我認為相當好用的功能,做為選擇筆記App的參考。



第一,放大書寫功能。

當初會讓我捨棄Penultimate改用UPad的最主要原因,就是因為UPad可以局部放大編輯區。
平板上書寫最主要的限制,就是字沒有辦法寫太小,即使觸控筆廠商推出再細的筆尖,也沒有辦法寫出一般在紙本筆記本上的小字體。
所以大多數的筆記App單頁最多都只能寫十幾個字,刻意寫小很容易就糊掉了。
UPad因為設計了局部放大書寫區的功能,突破了字體大小的限制,讓使用者可以紮紮實實的寫滿整個頁面。

新版Penultimate也把局部放大書寫區的功能給加了進來,並且運用了一些巧思跟UPad的功能做了一些區隔。
Penultimate在一般情況下放大書寫時,頁面會隨著使用者書寫的推進一起移動,這讓使用者在寫字時不需要移動頁面,思考也不需中斷。



Penultimate另外設計了錨點的功能,當你需要中斷書寫時,點一下錨點,頁面就會定住不再移動。
不過說真的,這個功能還有改善的空間,頁面自動移動的速度應該可以再智慧一些。
偶爾會發生我追著頁面跑,或是寫太快頁面跟不上的狀況,這是比較可以改善的地方。

另外,Penultimate在放大書寫的時候,背景是淡化後的原本正常的頁面,可以讓使用者在寫字的同時也能了解目前寫的東西在完整頁面時在哪個相對位置上。




第二,連結行事曆跟LBS功能

Penultimate可以連結iOS內建的行事曆,當你開啟新的筆記本時,預設自動用當時行事曆上的事件命名筆記本。
我在過去這個月裡,有兩三次都是在內部或外部會議時,使用Penultimate做會議紀錄跟思考筆記。
而我也很習慣透過iOS的行事曆去管理我的行程。
當我打開Penultimate新增了一本筆記本準備開始記錄時,Penultimate會自動抓取行事曆上的行程名稱做為新筆記本的名字。

這樣微小的功能其實好處不少。
首先是讓使用者可以一打開新的筆記本就立刻開始記錄,不需要花時間替筆記取名字,特別是在整本筆記本環繞相同主題的時候。
再來就是在筆記本的管理上會變的更加有效率。




另外,當你在建立筆記本時,如果行事曆上當下沒有行程,Penultimate也會預設用你所在的地點做為筆記本的名字。
當然,不管是以行程命名,或是以地點命名,使用者還是隨時可以按照自己的喜好編輯筆記本的名稱。




第三,連結Evernote

最後,當然也是最重要的,做為Evernote旗下的手寫筆記App,不能少的當然就是與Evernote同步的功能。
Evernote一直是我iPad上最重要的App之一,我用Evernote寫部落格草稿、管理客戶資料、搜集點子,當然還有最近新發現的備份臉書文章功能。
當你在Penultimate上設定好與Evernote同步的功能之後,Penultimate會在有網路的狀況下,自動將所有你在Penultimate上寫下的一切,同步到Evernote上預設的一個叫「Penultimate」的筆記本。

於是使用者可以在Evernote上找到剛剛在iPad上寫下的會議記錄或靈感筆記。
然後,如果這份筆記屬於跟某位客戶開的開發案討論或銷售預估討論,透過移動筆記本,我可以將手寫筆記放進屬於客戶的筆記本,方便日後檢視。
如果這份筆記屬於我最近要講的題目,我會放進我為講題開的筆記本,跟其他資料放在一起方便管理。
如果這份筆記單純屬於一些靈感筆記,或許我會什麼都不做,只是放在那邊,等我有空的時候再繼續做發想。

同步進Evernote當然不只這些好處。
透過Evernote強大的搜尋功能,連手寫的文字都能搜尋,要搜尋手寫文字不再像大海撈針一樣困難。
當然,前提是Evernote要能看的懂你的字。XD




最近在一次整天的會議上,我全程使用了Penultimate做為我筆記的工具,寫下了數十頁的記錄,跟會議後我應該採取的下一步行動。
並在機場利用等待起飛的時間,一邊透過Windows版的Evernote檢視,一邊同時將內容整理成報告寄給老版。
在專注力不需要離開電腦螢幕的前提下,只花大概一個小時就完成了會議報告。
這是我最近實際使用Penultimate搭配 Evernote大幅提昇工作效率的經驗。


這麼好用的App,居然是免費的(雖然我花了五鎂XD),不立刻下載試用對的起自己嗎?

2014年2月17日 星期一

[iOS App]備份臉書有效資訊-IFTTT

這篇是從上一篇更直覺、更強大的iOS版Evernote分出來的文章。
起因是上週跟品思文化的David老師聊到我在上一篇裡提到的IFTTT的服務配合Facebook跟Evernote做備份非常好用。
不過他覺得中間的步驟寫的太簡單了點,希望我可以把過程解釋的更詳細。

IFTTT的全名是IF This Then That,是幾年前在瀏覽器上先推出的服務。
主要的功能是提供使用者一個將常做的動作自動化的服務。

例如說我每次只要寫好一篇文章,發表出去,我都會把文章的連結分享到臉書,讓有興趣的人可以連結過去讀。
這樣一個每次都會做的動作,我就可以透過IFTTT,把流程自動化成以下:
「IF我發表了一篇部落格文章,Then幫我轉分享到Facebook。」
於是我每次只要寫完、發佈,就會自動把文章貼到我的Facebook上,可以大量省下我的時間。


前陣子,IFTTT這個好用的服務在iOS上發表了App的版本,跟瀏覽器版的功能都一樣。
於是我進一步去思考,這樣的服務還能夠幫我做些什麼?

另外,我有另一個問題已經困擾著我許久。
每天我都會在Facebook上分享我看到的好文章,或是新聞事件,並加上我簡短的評論。
或許是我在別的地方看到的,或許是我在Facebook上看到的,然後轉分享。
但不管怎麼分享,隨著時間的經過,我都很難去找到過去曾經分享過的文章,因為Facebook的搜尋功能實在不行。

所以我決定將這兩個問題擺在一起處理。
我在我的IFTTT上設計了以下的處方:
(IFTTT稱使用者設計的流程為Recipes,我喜歡翻成處方,因為這是一個能夠解決問題的產品)


在免費下載IFTTT的App後,先註冊成為會員,因為他可以跨平台(iOS、Android、Web)使用,註冊成會員才可以在不同平台上同步這項好用的服務。




開啟App後會看到上方是產品LOGO,右邊是新增處方,中間是建議處方,最下方則是你自己的處方曾經處理過的工作。

接下來是重點,我只介紹我如何把我在Facebook上分享的內容同步進Evernote,至於更多的處方,就是各人可以發揮創意去增進你的工作效率了。




點選右上角的新增處方,會出現使用者的處方單,底下是你已經在使用中的處方,然後按一下右上角。



按一下畫面中的「+號」,上方會出現許多IFTTT聯結的其他產品服務。
左右滑動找出Facebook,因為就因果關係來說,我們是要把Facebook上的內容同步到Facebook,所以Facebook為因。



點選Facebook後,我設定的處方是同步我的分享內容,所以選擇「New link post by you」。
之所以沒選「Any new post by you in area」,是因為我也常在Facebook上碎碎念,我們在這邊要過濾的是有價值的內容。
(感覺自婊自己的內容大部份沒什麼價值)




選擇完以後會自動跳入下一步,選擇要聯結的服務,在這邊左右滑動找Evernote。
就因果關係來說,Evernote是要被同步的服務,是果,所以在後半段選擇Evernote。





選擇「Create a note」後,會自動進入下一步,問你是否確定了處方?按下Finish就完成了。


這樣就好了嗎?如果這樣就完了,那也太對不起David老師請我把步驟說的更仔細的目的了。



接下來是如何管理這些被同步內容。
開啟你的Evernote,可以看到多了一個新的記事本叫「IFTTT Facebook」,代表這個記事本的內容都是Facebook上透過IFTTT同步進來的。
所以你不需要在茫茫筆記海中撈尋不確定的內容。

在這邊多給一些建議是,在一段時間後,會發現你的IFTTT Facebook這個記事本內容也會越積越多。
我會再做進一步的整理。
把其實不需要留的內容也刪掉,不會每一個你在Facebook上分享的文章都有被保留的必要,斷、捨、離。
把真的想留的內容,放進其他的筆記本或是增加其它的Tag,例如Food或是Productivity之類的。

以上就是我針對IFTTT這個App的進一步說明。
基本上IFTTT提供很多的素材讓使用者自行調配,並沒有一個怎麼使用會比較好的規則。
這篇文章也只是分享我對IFTTT的小小想法,一定有人可以想出更厲害的用法。

2014年2月10日 星期一

[iOS App]更直覺、更強大的iOS版Evernote!


其實iOS版Evernote更新已經一段時間,但是因為我最近用桌面版Evernote的機會比較多,而且正值年假,整個人處在一個放假的狀態,就沒有特別注意有了哪些修正了。

直到這幾天,沒事開了iOS上的Evernote來看,才發現新版的Evernote UI設計往更人性化的方向又走了一大步。

上一篇談到Evernote設計的文章,主要在談Evernote用在我客戶跟專案管理的部份。

一直以來,我都是很單純的把Evernote做為我管理客戶資料,追蹤每一個專案進度的資料庫。
我也會把網路上值得保存(特別是關於提高生產力)的文章同步到Evernote,方便日後複習。
或者是在安排旅行時利用Evernote去搜集資料,做行程規劃。

不過顯然的Evernote並不滿足於只當使用者的資料庫,他們希望能更全面的接管用戶的生活。



一打開新版的Evernote,會覺得建立各種新記事的功能做的更清楚,也更讓人想「按下去」。
我並不懂UI設計的細節,但是就一個使用者的視覺效果來講,新版本的設計的確會讓我更容易根據我的需求選擇我需要的記事種類。
這是一個非常細微的改變,因為在ICON下方的文字其實非常的小,但是Evernote的ICON設計卻讓用戶可以很輕易分辨該選擇哪一種。


接下來會特別介紹三種在新版Evernote中有明顯改變的記事項目。

第一,相機。
相機記事有非常大的改變。除了去年下半年推出結合3M Post-it便利貼的功能以外,名片掃描的功能也令人印象深刻。
這次名片掃描的功能還特別結合LinkedIn的網站,如果名片上的資料跟LinkedIn連結,Evernote可以自動截取名片主人在LinkedIn上紀錄的專長等資料,讓用戶對名片主人更加了解。



第二,提醒事項。
其實在之前版本裡,提醒事項已經簡化到非常好使用了,新版的其實改進不多。
但是因為新版的UI設計讓人「感覺」更好用了,所以我一開了新版Evernote,第一個試的就是提醒事項的功能。



這是Evernote在GTD功能上很大的改進。
基本上在手機上的GTD功能就應該越簡單越好,在這點上Evernote是做的很好的。
打開App後,點選提醒事項的ICON就直接進入輸入內容的頁面,然後選擇提醒時間,就可以完成記事。
完成的記事會在Evernote裡以一個只有標題(標題就是你輸入的內容)的頁面顯示,如果需要進一步備註或添加資料,可以隨時再輸入各項資料。
以快速紀錄提醒事項並設定鬧鐘來講,算是做的相當方便好用了。

如果要說缺點的話,大概是已完成的項目並不會隱藏或自動刪除,當完成的項目一多,可能會造成管理上的困擾。




第三,清單。
其實清單的功能就是快速建立一個條列式的記事,只是Evernote發現這樣的設定對用戶來說有幫助,所以特別把此功能獨立出來。
以寸土寸金的螢幕畫面來說,能被獨立出來的功能想必是非常的重要吧。

不過快速增加例如購物清單、待辦清單等應用,的確是非常的好用。



同場加映:

Evernote與IFTTT的結合。
之前在Evernote的部落格上看到一篇搭配IFTTT使用的文章,便想著如何透過這兩項服務去改善我的資料庫管理。
(不知道什麼是IFTTT的,請自行Google,或是直接下載App用用看就知道了。)
後來我想到Facebook讓人垢病的搜尋功能,於是在我的IFTTT裡設定了以下Recipe:

「當我在臉書上分享其他聯結,自動備份到我的Evernote。」

於是現在每次我在臉書上分享了什麼有感想的文章或影片,就會自動同步到我的Evernote帳號,並加上一個「IFTTT facebook」的標籤。
我只要在開啟我的Evernote時,點選「IFTTT facebook」標籤,就可以進一步管理那些我在臉書上分享過的資料,從此不再需要擔心分享過的文章如大海撈針了。
不過要是IFTTT可以增加一個Recipe「當我在臉書上按讚,自動備份按讚內容到我的Evernote」會更好用啊!