2013年1月9日 星期三

[iPad App]Evernote-我的客戶專案管理工具

這篇文章的連結
前幾天聽景隆分享使用Evernote的諸多好處跟使用小技巧,學到很多東西。
像我現在更新同一份筆記裡的資料就很方便的Alt+Shift+D。
這樣的小技巧在跟他人協作筆記,或是需要紀錄專案進度時非常有幫助。

不過我今天不是要分享Evernote的小技巧,這個網路上太多高手了,輪不到我多嘴啊!
今天是要把我這陣子在使用Evernote做為我的客戶專案管理工具的心得,分享給可能也有同樣需求的人做為參考。


這幾個月一直在跟元禧透過E-mail交流一些時間管理跟可能客戶管理或資料管理的觀念。
一直以來,我都嘗試要找一個更簡單的方式去紀錄跟客戶之間的互動,還有每個開發案的進度。

我試過Things,可是他不支援Windows,讓我沒辦法在公司的電腦上管理。

我試過Wunderlist,跨平台很棒,免費很棒,可以管理未完成的工作,算是很不錯的工具。
可是它不能讓我管理已經發生的事,在專案過去進度的檢視上會發生問題。

然後元禧推薦我Teamwork,可以跨平台,可以協作,也可以檢視過去進度。
可是可以管理的專案數不夠多(免費版),在我增加同一個客戶比較多的開發案時發生問題。

而且,最終,我希望在我現有使用的工具當中找尋解決方案。
盡可能的減少使用的工具的數量,用最少的工具完成最多的工作,是我的想法。
於是,我仔細分析我的需求,利用Evernote設計成了我的客戶專案管理工具。

現在,就看看我是怎麼在Evernote上管理我的工作吧!


第一步,建立記事本堆疊。
因為我不止用Evernote管理我的客戶,還要管理我的記事、心得、旅遊計畫、聽演講筆記等等。
我不希望每次打開Evernote就看到一堆客戶的記事本,非上班時間還要看到公司的東西,六根多不清淨啊!
而且把筆記本通通放在同一層目錄,會造成資訊過度煩雜,也沒有意義。
Evernote可以很輕易的建立數層的堆疊,其實就是資料夾的概念,讓你分門別類管理你的人生。


第二步,建立不同客戶的專屬筆記本。
我手上大約有60-80家的活躍客戶,
因為Evernote會依據筆劃順序排列你的筆記本,為了查找方便,我把客戶的英文公司名擺在前面,中文擺在後面,這樣就會照著字母順序排列筆記本,看起來會整齊一點。


第三步,根據不同開發案建立筆記。
每一家我的客戶,都可能有少則一個多則六個左右的開發案。
除了根據不同的開發案建立筆記之外,我還會建立一個Company Profile的筆記,用來紀錄客戶資訊。


第四步,以開發原料分類標籤。
然後,我會把客戶目前正在開發使用的原料加進標籤,用來管理原料。
其實以Evernote現在強大的搜尋功能,只要在筆記內寫到東西,用標籤管理是多此一舉。
可是因為我想要在需要的時候,按照原料型號管理我的開發案,所以我把標籤用在原料型號上。
這麼做的好處是,當有客戶在缺材料時,我可以用很短的時間找到所有有用相同東西的客戶,試著解決我的問題。


最後,來談談使用Evernote做為客戶管理系統的好處。

第一,完整的跨平台服務。
Evernote不是一些透過Chrome的Web App的跨平台,它在Windows、Mac、iDevice、Android都有相對應的程式或App,可以很完整的支援許多功能。

第二,按照編輯時間排序所有記事。
這在客戶專案管理上有很大的效果,因為Evernote在排列所有記事時是根據你最後編輯的時間點來排列的。
所以你可以觀察最近發生了哪些事?等於可以很快速追蹤最近比較有進度的專案。

第三,快速搜尋。
這還是一部份跨平台帶來的好處。
當我不管在公司或在家裡,不管是用Windows或是Mac或是iDevice。
當客戶一通電話打來,或是老闆抽考,我都可以很快速的用手邊的工具(通常是iPhone)查找進度。


但是Evernote比較適合用來做為歷史紀錄,因為Evernote無法設定鬧鐘提醒,無法做排程,也不能分場合做批次處理。
(當然,Evernote原本設計就不是做為GTD軟體的。)

所以在使用上我還是搭配了Things,去做排程跟批次處理。
最近再加上了紀錄雜項超快的Clear,幫助我更快速的記下應該完成的工作。

或許這樣的客戶專案管理方式並不是最專業的。
可是卻是運用我現有熟悉的軟體運作,在多平台上實現我方便紀錄、隨時快速查找的最佳工具。