2013年7月17日 星期三

[業務經驗]5S腦袋管理法

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前幾週在管理訓練課程中進一步的了解了5S現場管理法的概念。
(關於管理訓練課程,我也會把上課心得慢慢整理上來。)


5S現場管理法,起源於日本,所謂的5S,分別指的是整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)、教養(SHITSUKE)。

整理(SEIRI):將要與不要的東西加以分類;不要的東西丟掉,要的東西加以保管。

整頓(SEITON):隨時保持立刻能夠取出物品的狀態。

清掃(SEISO):工作場所定期清掃,讓工作場所明朗化。

清潔(SEIKETSU):維持整理、整頓、清掃無污染的狀態。

教養(SHITSUKE):養成確實遵守已決定之工作習慣。

這原是在生產現場中對人員、設備、材料、製程等要素進行的有效管理,不過我意外發現這準則完全可以跟自己不斷學習的GTD法則搭上。


所以我把5S現場管理法的5個S再用GTD的概念重新解釋一下,覺得滿有意思的。

整理(SEIRI):就是清空腦中的念頭與待辦事項,把腦中的資訊整理到收件夾。

整頓(SEITON):加工收件夾裡的物件,成為完整的待辦事項,並分類場域,方便日後批次作業。

清掃(SEISO):定期清空收件夾,按照場域把工作項目一一完成,保持收件夾一定的清爽。

清潔(SEIKETSU):固定維持腦海裡雜念的清空、持續清空收件夾、持續清空已加工的待辦事項。

教養(SHITSUKE):將以上四個流程重覆操練,變成習慣。


業務的工作因為需要高度的自制力,而這通常是一般人比較缺乏的。
所以需要透過工具來管理你的時間。

最近讀了一本介紹3T筆記本的書,裡面談到了最重要的就是把想做的事一一紀錄下來,按照應該完成的日期寫在行事錄上。(我是紀錄在手機上)
包含想打的電話、想約的客戶、想完成的訂單,通通紀錄下來。
每天就是照著行事曆照表操課,把記下來的事情完成。

當然,寫下來的事不見得每一件都會完成。
但在每週檢視的時候也可以透過審視筆記上已完成的項目,設法去提高完成度,去增進工作上的成就感。