2016年8月27日 星期六

三個關鍵字建立你的GTD系統

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作為一個業務,每一天的工作都是從混亂中開始,在混亂中結束。
每天早上還沒進公司,可能就有客戶電話開始騷擾,進公司開始處理國外郵件、確認當天生產出貨排程狀況、跟不同部門開會協調訂單、處理客戶的價格或樣品需求、客戶會需要開發新產品、需要安排測試、追蹤測試進度、處理客訴。
每周要寫業務報告向主管彙報、要開業務會議向老闆彙報,主管週間必須處理業務手上的重點或緊急案件。
每月有出差行程、業績KPI、月業績報告、差異報告、、呆滯料報告、、原物料預估需求報告、產銷報告。
季有季檢討會議、半年檢討會議、年度檢討會議。

於是建立一個有效的系統,亂中有序的去找到一條明確而清晰的路線,拆解時間單位去落實每一個目標非常的重要。
GTD是一套非常巨大的系統,我認為一開始就想要把系統給建立完全是不切實際,而且反而會降低成功的機率的。
所以我建議只先做好三件事,將這三件式透過反覆練習形成第二天性,你的GTD系統根基就會非常的穩固。

  • 引子清單:
在課程中,老師談到面對引子清單是非常痛苦的。因為非常痛苦,課程結束後不會有人在去看引子清單,所以我們在課程中練習了三次的引子清單。
但是我反而認為,引子清單是最棒的,全面向的去檢視。
學習本該痛苦,驅動學習的力量不是快樂,而是熱情跟足夠的動機。這是這次在檢視我的待辦清單過程我最重要的體悟,找到每一件事情背後驅動的動機。
當你清楚你的動機,你會知道做這件事情對你有甚麼好處?有甚麼壞處?以對自己有利為前提的去執行每一件雜事。

  • Mind Sweep
在引子清單的引導下,每周至少一次地去做一次Mind Sweep。透過引子清單去搜刮腦袋裡的每一個角落。辛苦的、徹底的,去找出腦袋裡每一個雜事、每一個念頭。
這個過程應該用手寫執行,準備一張至少A4夠大張雙面橫行紙用一種類似於腦力激盪的方式執行。不停的寫,一遍又一遍的掃過引子清單的項目,一個又一個地把念頭或雜物從腦袋搬到紙上。
人類的頭腦會自動記住有價值的念頭,所以只要徹底的去檢視自己的腦袋,就可以搬出一個又一個的想法。過程中不要去思考這件事情到底重不重要?會在你的腦袋中閃過,就不會全然沒有價值。
更且,許多的念頭本身是個引子,念頭本身並不重要,但實際寫下念頭的過程會帶給你更多有價值的念頭,這才是我們想要的。
塗寫(我稱之為塗寫是因為求快不求字美觀)過程至少需要要求自己三十分鐘,每個人的腦中都至少有50-150的念頭,不會五分鐘就結束的。

  • Next Action
把Mind Sweep的成果放到你天天會使用的工具,不管是紙本筆記本、手機、平板,或是電腦,可能是Outlook、Evernote、Wunderlist、Omnifocus,或是其他任何的數位工具。
把每一個念頭、雜事,用「人事時地物」的概念補滿,標尚待完成的時間。
使用紙本筆記本的就放到對應的日期,數位工具的使用者就加上對應日期的鬧鈴。這樣就可以基本上開始運作你的系統。
不需要在這個階段思考任務、專案、策略、分類,在這個階段任何的細分都會過度複雜化你的系統,造成腦袋額外的負擔,降低長期穩定執行系統的可能性。


新業務年度的計畫跟策略,拆解成為季度的目標,季度的目標拆解成為每個月分的業績,每月業績再拆解成為美洲的檢視,每周檢視自然會形成每日的待辦清單。
所以管理好我們的每日待辦清單是完成年度計畫的根本基礎。
在有能力思考年度策略之前,我們要做的其實就是定期的、痛苦的,去清空我們的腦袋,養成習慣成為我們的第二天性。

總得把地基打好,才能夠往上蓋。

參考書目:

搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟