2014年5月27日 星期二

[業務經驗]How I prepare presentation?我如何準備簡報?

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請原諒我用了Steve Jobs的圖片,因為他的簡報實在做的太棒了,任何人都該看他如何透過簡報洗腦信徒。=.=


最近,一方面是因為公司內部需要,一方面是剛好在外部有幾次機會,我需要準備幾個不同的簡報。
有關於工作的,非關工作的;有專業的,也有些就是心得上的分享。

幾次下來,我把我這兩年關於簡報製作,還有整場簡報(或是教育訓練)的腳本編排跟流程的設計做了一次整理,在這邊分享出來。


一,素材的搜集。

當我確定好了簡報的主題跟時間,第一件要做的事情,是在Evernote上建立一個以簡報日期、長短跟主題為名的筆記本。
同時,我會在iPad上的Penultimate也建立一本同樣名稱的筆記本。
如果在上網時看到跟簡報主題有關的素材,透過Chrome上的Clear跟Web Clipper收進Evernote。
Email轉寄進Evernote、看到紙本的素材就拍照同步進Evernote。
這個階段的簡報,什麼內容都不會有,只有很多相關或不相關的想法被存在Evernote裡。
當有空檔的時候,我會打開Evernote,看看最近找到的素材,如果有想法,就寫進Penultimate,然後也會同步到Evernote,被歸到同一本筆記本。

例如,一個月後,我需要在公司內部開一個兩個小時的,關於醫療耗材市場的教育訓練。
我就會同時在Evernote跟Penultimate上建立名為「幾月幾號,兩小時,醫材市場分享」的筆記本。
然後繼續我的日常生活,只在碰到我覺得可能會用上的資料時,順手把資料放進Evernote。
平常在客戶拜訪行程之間的空檔,或是突然多出來的時間,把iPad拿出來,用Penultimate整理想法。

這個階段的我,完全不會打開Power Point做任何一頁的簡報。


二,想法的歸納與整理。

到了大概簡報前的一到兩週(端看時間的急迫性跟內容的多寡),我會找一個半天的時間。

打開電腦......錯!是打開我的筆記本,至少要是A4大小的筆記本。
或是直接準備一張白紙,透過心智圖的方式去更進一步的整理我的想法。

之前聽孫治華老師跟盧慈偉老師都提過心智圖法在簡報設計的優點。
最主要就是,透過心智圖法的整理,可以清楚的將主題模組化。
透過模組化,可以讓簡報內容的重要性跟先後順序很清楚的在紙上呈現出來。

我在這個階段,就是把我之前已經整理好的素材,在確定好我要講的內容大綱後,分別的放到不同的綱要。

如果我要講醫材市場,心智圖的主軸當然就是醫材市場,然後我評估兩個小時我可以講三個綱要,於是我打算講法規、材料跟市場應用,最後再透過實例做總結。


三,簡報實際製作

到了這邊,其實針對這場簡報,我大概已經投入了30到40個小時的時間,只是都是利用瑣碎時間多,並沒有干擾到我的工作或生活。

現在才是打開電腦的時候。
通常我打開Keynote或Power Point,就是選擇比較素雅的模板,跟一個不太花俏的轉場。
能夠適當的讓聽講者覺得舒服,不會眼花的版面就已經足夠,單一轉場特效可以讓聽講者很清楚知道你換頁了。

接下來就是心智圖派上用場的時候。
因為我已經透過心智圖把主軸跟分支抓出來,在這裡就是飛快的把心智圖上的架構放進簡報,簡報就是完成了80%。
剩下的20%,就是找吸引目光的圖,調整每張簡報的細節。
因為已經完成了80%,剩下的工作其實是在讓簡報更加完美,做修飾,並不會在時間上有壓力。


四,上場前的預演。

在正式上場之前,我大概會針對簡報內容做三到四次的預演。
把每一張簡報都跑過一遍,確認每一張簡報都有照著我的意思呈現,確認每一個轉場都清楚,也確認每一個該出現的效果都有到位。
然後在每一張投影片都順過一次自己要講的內容,確認走到這一頁會不會記得哪些要講?
如果不記得,該用什麼方式提示?必要時加上幾個關鍵字提詞。
然後大概的抓一下時間,是不是至少每15~20分鐘可以跟觀眾做一些互動,避免聽講者睡著。
我試過刻意不放互動,結果顯示講的內容越專業,聽講者越快睡著。


五,結束後的檢討。

至少我自己是有這個習慣的。
當我在講的過程,我會注意講到哪邊聽講者比較有反應?哪些地方會顯得沉悶?
是不是有哪些東西是我原先設定要講,但正式講的時候卻沒講到的?
我的走位、手勢會不會太單調?
最重要的是,包含跟聽講者的互動,一定有些東西,是在簡報製作時是沒有想到要放進去的。

這些都是可以在下一次的簡報上被修正改善的。


簡報是一件非常有趣的事。
透過簡報內容的設計,跟聽講者的互動,還有簡報後的檢討。
都是讓講者對於自己所講的主題能夠重新爬梳、整理、拾遺的最好方式。
充份的準備跟不斷的上場演練,讓自己更扎實熟悉,才能在有需要時,隨時站到台上去侃侃而談。