2014年12月10日 星期三

[爸爸日記]2014.12.10-生死的智慧(小胖版)

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前幾天,跟小胖在洗澡的時候,他很嚴肅的問我:「他會不會有一天死掉?」
我說:「當然會啊!沒有一個人是不會死的,我也會有死掉的時候。」

他問我:「那我死掉的時候,你還會在嗎?」
我思考了一下說:「嗯,基本上你死的時候,我應該已經死了,因為我比你老。」


他不再講話,原本我以為對話到這邊就會結束,不過我想繼續問他對於我會比他早死這件事還有沒有其他想法。

我問他:「那如果我死了,你會想我嗎?」
他說:「當然會啊!」

我再問他:「那如果你會想我,你會拜我嗎?」
他說:「當然會啊?」


我好奇起來了,一個六歲的小孩會怎麼看拜自己過世的父母這件事?

我問他:「喔?那你會怎麼拜我?」
小胖說:「看你在哪裡,我就去哪裡拜啊!」

我問他:「那你會很常常來拜我嗎?」
小胖說:「當然會啊!」

我問他:那你會多久拜我一次?」
小胖想也不想就說:「一個禮拜兩次。」

一個禮拜要拜我兩次?當老爸的我都快痛哭流涕了。
我繼續問他:「一個禮拜兩次?那是禮拜幾跟禮拜幾?」
小胖照樣想也不想的回我:「禮拜二跟禮拜四!」
毫無懸念,彷彿他都已經看好農民曆了一樣。

所以我出於好奇問他:「那為什麼是禮拜二跟禮拜四?」
小胖回答:「因為我幼兒律動課是禮拜二跟禮拜四啊:」

我:「......」
(這意思是如果有一天不上幼兒律動課就不用拜了嗎?)

2014年8月30日 星期六

[iPad App]Scanner Pro + Evernote - 這次要你丟了你的掃瞄器!

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自從換成了iPhone之後,手機真的一步步的佔據手邊其他的數位工具。
先是DV跟數位相機被可以隨時拿出來一拍即成的手機給取代了。
再來是車上用的GPS也被可以即時顯示路況的 Google Map給取代掉。
之前分享過的iBon行動生活站甚至可以讓我連辦公室都不用進去。

所以今天再來分享一個很好用的小App,再幫你把辦公室的掃瞄器基本的掃瞄器文件功能淘汰掉。


我們常常會碰到紙本文件需要轉成電子檔(特別是PDF檔)傳給客戶。
或是訂單需要簽名回簽。
如果在外面碰到這樣的狀況,某些時候可以到便利商店處理沒錯。
可是便利商店沒辦法幫你幫紙本文件轉成電子檔,只能幫你傳真。

當然,也可以用手機拍照,將照片傳給客戶。
可是如果是正式文件,用照片的模式顯得不夠正式。
容易有背景、光線不對等的問題,會讓照片看起來專業度不足。

這時候就是Scanner Pro出場的機會了。

這個App只做一件事,就是把照片裡的文件轉成PDF,就這麼簡單。


打開App後,底下會有兩個功能,左邊是相機,立刻拍照轉成PDF檔;右邊是相簿,讓使用者從相簿裡找想要轉成PDF檔的照片。
不過我通常是直接選相機功能,沒那麼無聊先開拍照App拍完,再開Scanner Pro轉檔,多此一舉。



打開相機模式後,對準你要製作PDF檔的文件紙本,App會自動做梯形修正,使用者不用太刻意去對準文件。
(不過實際使用上我還是會盡可能讓文件對準填滿畫面,對文件的辨識度會有幫助。)



拍完基本上就完成了。
App會再給使用者機會去辨識結果的四個角落有沒有對準,不過通常需要修正的機會不多。
然後就可以透過內建的分享功能將文件寄出了。


好了!打完收工!
什麼?就這樣嗎?當然不可能!

雖然只是一個很簡單的App,可是還是有許多進階的功能等待我們去挖掘。

像我,就喜歡把這個App跟我的Evernote帳戶做連結。
可以把所有掃瞄過的文件,自動的,同步到我的Evernote裡。
現在來看看怎麼設定這個好用的功能。



回到App的主畫面,看到左上角有一個Setting的Icon。



在設定裡就可以看到那隻熟悉的綠色大象。
Scanner Pro同時還支援Dropbox跟Google Drive等常見服務。
我試過Dropbox的同步功能,他並不是同步,而是先設定好連結,如果需要傳到Dropbox,就可以省去設定的麻煩。



選擇Evernote後,輸入你的帳號密碼,出現允許帳戶存取的畫面,選擇授權,就完成了。

設定完以後,Scanner Pro會在你的Evernote裡建立一個「Scanner Pro」的筆記本,所有透過Scanner Pro傳送的文件檔都會被暫時歸檔到那個筆記本。


說說這麼設定對工作會有什麼好處?

基本上Scanner Pro就是一個很簡單的轉成PDF的服務,在平常是不會把這個App打開的。
可是Evernote卻是我幾乎每天都會使用的服務,我每天都會透過手機、平板,或電腦使用這個服務。
當我打開Evernote時,就會看到Scanner Pro自動幫我同步的文件,因為Evernote筆記的編排是以筆記成立時間先後順序。
然候我會再根據同步文件的內容,歸檔到對應的筆記本去,或是加上適當的Tag。
未來如果需要追朔文件的處理進度,或是要了解案子的進度,Evernote連你的報價單或是傳送給客戶過的文件都能幫你掌握呢。

2014年6月27日 星期五

[爸爸日記]2014.06.27-很難解決的問題

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認真說,當我們夫妻倆的小孩是很可憐的。

大概從哥哥會喊爸爸開始,就一天到晚被爸爸跟媽媽輪流問:「愛爸爸還是愛媽媽?」
一開始是有趣而已,反正哥哥自己不知道自己正在回答的問題是什麼,怎麼講都無所謂。

等到他真的了解這個問題的用意的時候,再問他「愛爸爸還是愛媽媽?」就變的困難起來了。

大多數的時候,他會回答「愛媽媽」,因為爸爸是「兄弟」,兄弟倆的事好商量。

到再大一點,爸爸會在他回答「愛媽媽」的時候哭哭,問他為什麼是愛媽媽不是愛爸爸?
他會很困擾的又過來安輔爸爸,湊在爸爸耳朵旁邊說:「我也愛你啦!」

時間久了,媽媽當然也知道他在爸爸耳朵旁邊說什麼,就會繼續追問他到底愛的是爸爸還是媽媽?
他會大喊「愛媽媽!」,然後再立刻湊過來跟爸爸說:「我也愛你啦!」

有幾次他真的被爸爸媽媽搞到受不了了,乾脆說:「我不要再回答這個問題了!」

不過爸爸媽媽不理他,還是每隔幾天就要問他一次。


前幾天晚上,爸爸媽媽說好了要一起去加油,直接約了到加油站見。
爸爸要帶著哥哥跟妹妹去加油站跟媽媽會合。

哥哥在穿衣服的時候突然若有所思的轉過來跟爸爸說:「我們等一下一起來騙媽媽好不好?」
爸爸精神來了,父子倆打算聯手騙媽媽,還是由讀中班的兒子策劃的,不參一腳行嗎?

於是豎起耳朵聽哥哥的計劃。

哥哥說:「等一下看到媽媽,我會跟她說我比較愛她。」
爸爸:「嗯!然後呢?」(這計劃開頭聽起來不錯,感覺後面很有梗。)

哥哥說:「然後其實我比較愛的是你,我是騙媽媽的。」
爸爸:「嗯!然後呢?」(你比較愛我我知道,趕快講這場騙局的重點吧....)

哥哥接著說:「然後我說我比較愛她你不可以哭哭喔!我是在騙她的!」
聽到這邊爸爸終於懂他的「騙媽媽」的意思了,他只是不想等一下又被問「愛爸爸還是愛媽媽?」,所以想先把爸爸這邊搞定,免得等等又難做。

最後他還語重心長的跟爸爸說:「你等一下不可以哭哭喔!你哭哭我會很難處理下去!」
他那個表情真的就是一附很認真,你如果沒有照做他會很困擾的樣子。


於是,晚上跟媽媽講完這件事以後(因為爸爸跟哥哥還在騙她,所以是湊在耳朵旁邊講的),我們都認為這遊戲實在太有趣了,應該繼續問到哪一天他回答他最愛的是她女朋友為止。

2014年6月17日 星期二

[iPad App]無縫接軌的閱讀體驗-Kindle

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我在iPad上輾轉使用過幾個電子書App,從內建的iBook、中文雜誌很多的Zinio跟閱讀體驗很棒的Newsstand。
還有最近正在測試的TAAZE,跟有聲書資源比較多的閱讀思聽。
大概比較主流的電子書App都有一定的使用心得。

iBook現在大多用來讀潑墨書房出的ePub電子書。

Zinio大概就是用來比價用,看看實體雜誌、Newsstand跟Zinio誰的價位比較便宜?
(別懷疑,可能因為抽成或其他關係,我發現過幾次不如去7-11買實體雜誌的經驗。)

Newsstand大概是我現在主力的電子雜誌閱讀App,我在上面目前訂閱了Bloomberg Business、Bloomberg繁中版跟國家地理雜誌三本。
(正在想辦法處理GIF的問題,國家地理雜誌要介紹一定要用GIF圖片。)

TAAZE則還不到能有什麼心得的程度....


不過有時候還是會有困擾,例如想讀的書沒有中文版,或是想讀的書已經絕版,甚至是兩個同時發生。
(其實就是因為這兩件事同時發生,讓我把機會放到Amazon的Kindle上。)

所以,今天就是要介紹,從A到Z什麼都賣的Amazon旗下的電子書服務-Kindle。

我會開始選擇在Amazon上找書,是因為Gary Reynolds出的Presentation Zen一書,繁中版已經絕版多年。
(話說新版的Presentation Zen有繁中版,強烈推薦有簡報需求的人一讀。)
這本中文原本翻成「簡報藝術2.0」的書,不知道為什麼,出版社不再出新刷,連二手書店也遍尋不著。
後來暢銷Keynote簡報書「iWork輕鬆玩」作者,Sushi蔡學欣建議我可以買原文版,說裡面的字彙不難,不太會有閱讀障礙。
(Sushi你騙我,裡面的字彙是對你不難不是對我不難。XD)
可是上Amazon找,紙本書加國際運費一本書大概要台幣1500以上,實在買不下手。
就在一次動心起念下,試著從Amazon網站上購買Kindle版電子書,搭配iPad上的Kindle App,只花了我大概350塊,就入手了找了一年多的好書。

後來又因為很想讀,但等不到中文版,又花了420,入手了Jony Ive的傳記書。


總算是可以開始進入正題的正題,Kindle上面的閱讀體驗。

我不打算花時間介紹如何在Amazon上申請帳號並購物,畢竟這隨便Google個「Amazon 帳號」,就可以找到一堆教學文章。
這邊隨手列一篇「亞馬遜購物網站註冊與購物教學」,就不多介紹了,Amazon的One Click購物已經是最方便的購物流程,App Store的One Click也是取得Amazon的授權,才能讓下載App變成那麼方便的動作的。

所以這邊講講Kindle的閱讀體驗,與它比起其他電子書App,有哪些比較特殊的功能。

一,單純的閱讀。
Kindle原生在Amazon自己推出的Kindle Machine上,為的是非常單純的閱讀行為,不是為了玩Angry Bird或Candy Crush。
所以 App的設計就是為了讓讀者把精神專注在閱讀這件事上。
沒有太多花招,甚至翻頁也是很呆板的跳下一頁,沒有像iBook那種如翻真書的動畫。



二,內建離線字典。
Kindle內建了主要語言的字典,只要點選不懂的字,會自動的給出翻譯。
如果在有網路的情況下,還可以選擇進一步Google或Wiki這個單字。
這對英文不好又愛逞強看原文書的人來說真的是一大福音。 XD



三,Highlight、Share功能。
這大概是只有 Kindle才有的服務了。
對於特別有感覺或是心得的段落,除了一般都可以的Highlight,並選擇Highlight的顏色方便分類外,Kindle最特別的是可以把反白的段落透過Social Media分享出去。
對!沒錯!你可以非常方便的,透過網路,透過Twitter或Facebook把你喜歡的文字分享到網路上,然後加上你的註解。
你的臉友或推友除了看到你的註解,也可以看到你分享的書中的文字。
還真沒試過如果把整本書都分享,是不是就可以把整本書的內容都分享在網路上啊! XD
App裡還有一個Popular Highlight功能,可以統計書中最常被分享的段落,跟被分享的次數,這也是一個很有趣觀看別人都對哪些內容有共鳴的作法。



四,X-ray功能。
原本只在Kindle原生機器上有的功能,現在在iPad上也能使用了。
根據 Amazon的網站介紹X-ray這個功能「 A new feature that lets customers explore the "bones of the book"」。
大意就是,透過X-ray功能,Kindle幫讀者找出在本書中應該相對重要常見的單字,跟在書中分布的狀況,以分析整本書的骨幹。
它很聰明的會跳過this is a book這些不管哪本書都常見的字,而是找到這本書真正重要的人名或字彙。
例如在Jony Ive的傳記裡,Apple跟Steve Jobs這兩個字彙跟人名大量出現在書中的後三分之二處。
所以我們可以推測此人的人生的後三分之二跟Apple還有Steve Jobs有很強的關聯性。
如果你進一步點選任何一個X-ray裡的字彙,可以看到這個字彙到底出現在書中的哪些地方?還有字彙的前後文也都會顯示。
這提供了從另一個角度看這本書的機會。



五,跨平台閱讀。
對!沒錯!又是雲端跨平台!
Amazon身為最大的雲端服務供應商,旗下的電子書功能怎麼可以沒有雲端的功能呢?
任何一本你在Amazon上買的Kindle edition電子書,都可以在所有支援Kindle的設備上閱讀。
這個所有支援Kindle的設備,當然包括Kindle Fire,還有iOS上的iPhone、iPad跟OSX,Android上的手機跟平板,Windows Phone跟Windows Tablet(雖然用的人不多XD),Blackberry,Window XP後的桌機版本,甚至還有瀏覽器版本可以免下載任何軟體閱讀!
登入你的Amazon Account後,你買過的書會自動出現,更厲害的是,打開你正在閱讀的書會跳到你上次在任何其他裝置閱讀的那一頁。
當然,所有你做過的Highlight也會同步,方便查詢。


為什麼不買台Kindle Fire?

如果Kindle那麼好用,那為什麼我不買台Kindle Fire呢?
其實對我來說,常常是利用瑣碎時間閱讀,清晨的時候、客戶拜訪間的空檔、陪小孩上才藝課的時候,或是總之剛好有空的時候。
我需要的還是可以隨時閱讀,我會拿在手邊的工具,對我來說,就是iPhone跟iPad最常在我身邊。
不過基本上我會避免用iPhone,盡量的用iPad閱讀。
我也不希望在我的包包裡再多塞一台機器,這樣筆電、平板、手機,再加一台Kindle東西實在太多了。
當然,我單純針對我的情況跟需求分享,每個人的需求跟要求都不同,僅供參考。


2014年5月27日 星期二

[業務經驗]How I prepare presentation?我如何準備簡報?

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請原諒我用了Steve Jobs的圖片,因為他的簡報實在做的太棒了,任何人都該看他如何透過簡報洗腦信徒。=.=


最近,一方面是因為公司內部需要,一方面是剛好在外部有幾次機會,我需要準備幾個不同的簡報。
有關於工作的,非關工作的;有專業的,也有些就是心得上的分享。

幾次下來,我把我這兩年關於簡報製作,還有整場簡報(或是教育訓練)的腳本編排跟流程的設計做了一次整理,在這邊分享出來。


一,素材的搜集。

當我確定好了簡報的主題跟時間,第一件要做的事情,是在Evernote上建立一個以簡報日期、長短跟主題為名的筆記本。
同時,我會在iPad上的Penultimate也建立一本同樣名稱的筆記本。
如果在上網時看到跟簡報主題有關的素材,透過Chrome上的Clear跟Web Clipper收進Evernote。
Email轉寄進Evernote、看到紙本的素材就拍照同步進Evernote。
這個階段的簡報,什麼內容都不會有,只有很多相關或不相關的想法被存在Evernote裡。
當有空檔的時候,我會打開Evernote,看看最近找到的素材,如果有想法,就寫進Penultimate,然後也會同步到Evernote,被歸到同一本筆記本。

例如,一個月後,我需要在公司內部開一個兩個小時的,關於醫療耗材市場的教育訓練。
我就會同時在Evernote跟Penultimate上建立名為「幾月幾號,兩小時,醫材市場分享」的筆記本。
然後繼續我的日常生活,只在碰到我覺得可能會用上的資料時,順手把資料放進Evernote。
平常在客戶拜訪行程之間的空檔,或是突然多出來的時間,把iPad拿出來,用Penultimate整理想法。

這個階段的我,完全不會打開Power Point做任何一頁的簡報。


二,想法的歸納與整理。

到了大概簡報前的一到兩週(端看時間的急迫性跟內容的多寡),我會找一個半天的時間。

打開電腦......錯!是打開我的筆記本,至少要是A4大小的筆記本。
或是直接準備一張白紙,透過心智圖的方式去更進一步的整理我的想法。

之前聽孫治華老師跟盧慈偉老師都提過心智圖法在簡報設計的優點。
最主要就是,透過心智圖法的整理,可以清楚的將主題模組化。
透過模組化,可以讓簡報內容的重要性跟先後順序很清楚的在紙上呈現出來。

我在這個階段,就是把我之前已經整理好的素材,在確定好我要講的內容大綱後,分別的放到不同的綱要。

如果我要講醫材市場,心智圖的主軸當然就是醫材市場,然後我評估兩個小時我可以講三個綱要,於是我打算講法規、材料跟市場應用,最後再透過實例做總結。


三,簡報實際製作

到了這邊,其實針對這場簡報,我大概已經投入了30到40個小時的時間,只是都是利用瑣碎時間多,並沒有干擾到我的工作或生活。

現在才是打開電腦的時候。
通常我打開Keynote或Power Point,就是選擇比較素雅的模板,跟一個不太花俏的轉場。
能夠適當的讓聽講者覺得舒服,不會眼花的版面就已經足夠,單一轉場特效可以讓聽講者很清楚知道你換頁了。

接下來就是心智圖派上用場的時候。
因為我已經透過心智圖把主軸跟分支抓出來,在這裡就是飛快的把心智圖上的架構放進簡報,簡報就是完成了80%。
剩下的20%,就是找吸引目光的圖,調整每張簡報的細節。
因為已經完成了80%,剩下的工作其實是在讓簡報更加完美,做修飾,並不會在時間上有壓力。


四,上場前的預演。

在正式上場之前,我大概會針對簡報內容做三到四次的預演。
把每一張簡報都跑過一遍,確認每一張簡報都有照著我的意思呈現,確認每一個轉場都清楚,也確認每一個該出現的效果都有到位。
然後在每一張投影片都順過一次自己要講的內容,確認走到這一頁會不會記得哪些要講?
如果不記得,該用什麼方式提示?必要時加上幾個關鍵字提詞。
然後大概的抓一下時間,是不是至少每15~20分鐘可以跟觀眾做一些互動,避免聽講者睡著。
我試過刻意不放互動,結果顯示講的內容越專業,聽講者越快睡著。


五,結束後的檢討。

至少我自己是有這個習慣的。
當我在講的過程,我會注意講到哪邊聽講者比較有反應?哪些地方會顯得沉悶?
是不是有哪些東西是我原先設定要講,但正式講的時候卻沒講到的?
我的走位、手勢會不會太單調?
最重要的是,包含跟聽講者的互動,一定有些東西,是在簡報製作時是沒有想到要放進去的。

這些都是可以在下一次的簡報上被修正改善的。


簡報是一件非常有趣的事。
透過簡報內容的設計,跟聽講者的互動,還有簡報後的檢討。
都是讓講者對於自己所講的主題能夠重新爬梳、整理、拾遺的最好方式。
充份的準備跟不斷的上場演練,讓自己更扎實熟悉,才能在有需要時,隨時站到台上去侃侃而談。

2014年4月13日 星期日

[iOS App]給Omnifocus初學者的三個小技巧

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前陣子在台北的Omnifocus分享會,我分享了身為Omnifocus初學者的一些心得,裡面提到了三個對初學者來說還不錯用的小技巧。
那天之後一直想把這三個小技巧寫出來分享給更多同好,但因為正好身體出了些小問題,於是一直拖到今天才有空把文章完成。



第一,隨時可以增加待辦事項的功能。

GTD工具的關鍵,不是思考的廣度跟深度,而是有多容易讓使用者上手,並習慣融入生活。
iPhone版的Omnifocus相當細膩的一點,就是在幾乎任何角度,都可以輕易新增待辦事項。

不管使用者最後一次使用Omnifocus是在行事曆模式下?在檢視某一項任務?或是在設定好的視角用更高的高度檢視。
都可以在需要快速新增待辦事項時,在右下角的新增待辦事項,非常容易
不管你在樹狀結構下的哪一個層次,都可以透過捷徑到達最基本的層次,這是Omnifocus在設計上非常了解GTD需求的細節。

想像靈感在你腦海閃過,當你要迅速記下,打開GTD App,發現你在某個子任務的待辦清單,你得先退回三個層次,再進入Inbox,你就會懂得這個細節的重要性。


第二,透過Siri,免開啟Omnifocus也能新增待辦事項。

在跑客戶的過程中,我有不少時間都在車上渡過。
很常發生一種情形便是開車的時候客戶打電話來跟我討論事情,電話討論完以後,便會產生一些待辦事項。
但在開車的時候並不方便打字新增待辦事項。


Omnifocus提供了使用者透過Siri新增待辦事項的方式。
在Setting>Reminder裡,把Reminder Capture打開,就可以把透過Siri新增的提醒事項直接轉到Omnifocus裡。
(BTW,Omnifocus為了讓使用者更專注在GTD本身,把Setting藏在下拉選單,在主畫面任何地方下拉就可以看到Setting功能。)

設定完成後,開啟Siri,類似這樣的語法,「提醒我報價給XX公司」,新增的待辦事項就會直接被放到Omnifocus的Inbox。
更進階的用法,「提醒我明天下午三點發傳真給XX公司」,待辦事項會轉進Omnifocus的Inobox,並且設定好提醒的鬧鐘。


第三,只有iOS版,也能修改設定。

這第三點,是寫給只有iOS版的Omnifocus的使用者參考的。
我不知道這樣的族群有多少人,不過至少我就是一個。
因為公司的系統不支援Mac,所以一般我工作的電腦還是以Windows為主,但很遺憾的Omnifocus並沒有Windows版本。
這也是我目前使用Omnifocus上最大的障礙。

第一個讓我發現比較大的困擾,是當我要為待辦事項設定一個完成截止時間。
Omnifocus預設時間是下午五點鐘,大概是要在下班時,提醒使用者你今天還有什麼事情是還沒完成的?

不過這樣的提醒時間並不符合我的需求。
我需要的是每天早上準備開始一天的活動,手機就能主動提醒我今天應該完成哪些事情。
我並不想要針對每一個需要設定完成時間的待辦事項去重複做調整設定時間的動作,那不符合行雲流水的原則。
可是iOS版的Omnifocus並沒有可以更改預設時間的功能。

於是我寫了封Mail給Omnifocus的開發團隊表達我的困擾。
除了立刻自動回覆的郵件,表達他們已經收到我的問題,在24小時內,就有專人回覆並解決了我的問題。


只要在iOS版的Omnifocus點選上面的連結,就可以更改時間設定。
我覺得Omnifocus的團隊很認真聽取使用者的意見,真的很棒。


One More Thing....,透過Email添加待辦事項。

這邊追加一個當天分享會,高手YuanXi提出來的用法。
Omnifocus提供使用者一個透過Mail增加待辦事項的方法。
只要你是透過Omnigroup的同步功能在同步不同裝置上的Omnifocus,就可以免費得到一個Mail Address,任何寄到這個Mail Address的信都會被放進你的Inbox。
在iOS上的Omnifocus完成設定透過Omnigroup的Sync功能後,連上Omni Sync Server的網頁。
登入你用來同步的帳號,進入管理頁面,就可以在最下面看到一個看起來不太好看的Mail Address(高手YuanXi的形容詞)。
不用把這個Mail Address背起來,只要存在你的通訊錄,取個好記的名字,就可以開始透過Mail新增待辦事項了。

YuanXi建議主管可以多利用這項功能,讓部屬將要交給主管的工作,透過Mail直接進到Omnifocus的Inbox,以方便管理工作。

從業務的角度來看,我想到的則是,例如我用Mail跟客戶報價時,不彷C.C到自己的Omnifocus去,這樣就可以進入下一步流程,去追蹤報價後客戶是否有下單?
或是有時候我會需要請採購部門幫我向原料供應商詢價,當我發Mail給採購部時,也可以同時C.C到自己的Inbox。
然後在Omnifocus裡建立一個Project,把所有報價或詢價的Item指向這個Project。
我只要有空的時候去檢查這個Project,就可以知道最近有哪些報價跟詢價?有哪些有回應了?哪些還沒有,要追後續進度?


Omnifocus是一個完成度非常高的GTD工具,而且整個介面設計非常貼近使用者的需求。
但不管是任何工具,工具本身還是一個輔助,重要的還是如何去管理你的心。

2014年3月16日 星期日

[iPad App]請搭配Evernote服用-Penultimate

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這篇文章起因於上個月在品思講堂上,有人帶了一支Adonit Jot Script Evernote Edition。
引起正在尋找觸控筆的我很高的興趣。
(題外話,Bamboo Stylus我的經驗很糟糕,目前使用中的是台灣設計師的Pissarro,輕、原木質感很棒。)
於是我拿著iPad請他示範Adonit的效果。
大概因為是Evernote Edition,所以他用了官網上推薦搭配使用效果最好的Penultimate來寫。
我這才發現,已經被我冷凍很久的Penultimate居然有了那麼大的改善。

說來慚愧,Penultimate當初還是我在它還沒被Evernote收購就花了5鎂買的筆記型App。
可是因為當時它並不能滿足我的需求,在用了UPad以後Penultimate很快的被我給遺忘了。
更何況它被Evernote收購以後開放免費下載,讓花錢買App的我有些受傷,就更沒想過要開來用了。


總之那天的試用除了讓我對Adonit Jot Script Evernote Edition留下印象外,我更是對Penultimate重新產生了興趣。
於是,這一個月來我幾次都刻意在有筆記需求時選擇用Penultimate紀錄,也有了一些心得。
在這邊分享幾個我認為相當好用的功能,做為選擇筆記App的參考。



第一,放大書寫功能。

當初會讓我捨棄Penultimate改用UPad的最主要原因,就是因為UPad可以局部放大編輯區。
平板上書寫最主要的限制,就是字沒有辦法寫太小,即使觸控筆廠商推出再細的筆尖,也沒有辦法寫出一般在紙本筆記本上的小字體。
所以大多數的筆記App單頁最多都只能寫十幾個字,刻意寫小很容易就糊掉了。
UPad因為設計了局部放大書寫區的功能,突破了字體大小的限制,讓使用者可以紮紮實實的寫滿整個頁面。

新版Penultimate也把局部放大書寫區的功能給加了進來,並且運用了一些巧思跟UPad的功能做了一些區隔。
Penultimate在一般情況下放大書寫時,頁面會隨著使用者書寫的推進一起移動,這讓使用者在寫字時不需要移動頁面,思考也不需中斷。



Penultimate另外設計了錨點的功能,當你需要中斷書寫時,點一下錨點,頁面就會定住不再移動。
不過說真的,這個功能還有改善的空間,頁面自動移動的速度應該可以再智慧一些。
偶爾會發生我追著頁面跑,或是寫太快頁面跟不上的狀況,這是比較可以改善的地方。

另外,Penultimate在放大書寫的時候,背景是淡化後的原本正常的頁面,可以讓使用者在寫字的同時也能了解目前寫的東西在完整頁面時在哪個相對位置上。




第二,連結行事曆跟LBS功能

Penultimate可以連結iOS內建的行事曆,當你開啟新的筆記本時,預設自動用當時行事曆上的事件命名筆記本。
我在過去這個月裡,有兩三次都是在內部或外部會議時,使用Penultimate做會議紀錄跟思考筆記。
而我也很習慣透過iOS的行事曆去管理我的行程。
當我打開Penultimate新增了一本筆記本準備開始記錄時,Penultimate會自動抓取行事曆上的行程名稱做為新筆記本的名字。

這樣微小的功能其實好處不少。
首先是讓使用者可以一打開新的筆記本就立刻開始記錄,不需要花時間替筆記取名字,特別是在整本筆記本環繞相同主題的時候。
再來就是在筆記本的管理上會變的更加有效率。




另外,當你在建立筆記本時,如果行事曆上當下沒有行程,Penultimate也會預設用你所在的地點做為筆記本的名字。
當然,不管是以行程命名,或是以地點命名,使用者還是隨時可以按照自己的喜好編輯筆記本的名稱。




第三,連結Evernote

最後,當然也是最重要的,做為Evernote旗下的手寫筆記App,不能少的當然就是與Evernote同步的功能。
Evernote一直是我iPad上最重要的App之一,我用Evernote寫部落格草稿、管理客戶資料、搜集點子,當然還有最近新發現的備份臉書文章功能。
當你在Penultimate上設定好與Evernote同步的功能之後,Penultimate會在有網路的狀況下,自動將所有你在Penultimate上寫下的一切,同步到Evernote上預設的一個叫「Penultimate」的筆記本。

於是使用者可以在Evernote上找到剛剛在iPad上寫下的會議記錄或靈感筆記。
然後,如果這份筆記屬於跟某位客戶開的開發案討論或銷售預估討論,透過移動筆記本,我可以將手寫筆記放進屬於客戶的筆記本,方便日後檢視。
如果這份筆記屬於我最近要講的題目,我會放進我為講題開的筆記本,跟其他資料放在一起方便管理。
如果這份筆記單純屬於一些靈感筆記,或許我會什麼都不做,只是放在那邊,等我有空的時候再繼續做發想。

同步進Evernote當然不只這些好處。
透過Evernote強大的搜尋功能,連手寫的文字都能搜尋,要搜尋手寫文字不再像大海撈針一樣困難。
當然,前提是Evernote要能看的懂你的字。XD




最近在一次整天的會議上,我全程使用了Penultimate做為我筆記的工具,寫下了數十頁的記錄,跟會議後我應該採取的下一步行動。
並在機場利用等待起飛的時間,一邊透過Windows版的Evernote檢視,一邊同時將內容整理成報告寄給老版。
在專注力不需要離開電腦螢幕的前提下,只花大概一個小時就完成了會議報告。
這是我最近實際使用Penultimate搭配 Evernote大幅提昇工作效率的經驗。


這麼好用的App,居然是免費的(雖然我花了五鎂XD),不立刻下載試用對的起自己嗎?

2014年2月17日 星期一

[iOS App]備份臉書有效資訊-IFTTT

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這篇是從上一篇更直覺、更強大的iOS版Evernote分出來的文章。
起因是上週跟品思文化的David老師聊到我在上一篇裡提到的IFTTT的服務配合Facebook跟Evernote做備份非常好用。
不過他覺得中間的步驟寫的太簡單了點,希望我可以把過程解釋的更詳細。

IFTTT的全名是IF This Then That,是幾年前在瀏覽器上先推出的服務。
主要的功能是提供使用者一個將常做的動作自動化的服務。

例如說我每次只要寫好一篇文章,發表出去,我都會把文章的連結分享到臉書,讓有興趣的人可以連結過去讀。
這樣一個每次都會做的動作,我就可以透過IFTTT,把流程自動化成以下:
「IF我發表了一篇部落格文章,Then幫我轉分享到Facebook。」
於是我每次只要寫完、發佈,就會自動把文章貼到我的Facebook上,可以大量省下我的時間。


前陣子,IFTTT這個好用的服務在iOS上發表了App的版本,跟瀏覽器版的功能都一樣。
於是我進一步去思考,這樣的服務還能夠幫我做些什麼?

另外,我有另一個問題已經困擾著我許久。
每天我都會在Facebook上分享我看到的好文章,或是新聞事件,並加上我簡短的評論。
或許是我在別的地方看到的,或許是我在Facebook上看到的,然後轉分享。
但不管怎麼分享,隨著時間的經過,我都很難去找到過去曾經分享過的文章,因為Facebook的搜尋功能實在不行。

所以我決定將這兩個問題擺在一起處理。
我在我的IFTTT上設計了以下的處方:
(IFTTT稱使用者設計的流程為Recipes,我喜歡翻成處方,因為這是一個能夠解決問題的產品)


在免費下載IFTTT的App後,先註冊成為會員,因為他可以跨平台(iOS、Android、Web)使用,註冊成會員才可以在不同平台上同步這項好用的服務。




開啟App後會看到上方是產品LOGO,右邊是新增處方,中間是建議處方,最下方則是你自己的處方曾經處理過的工作。

接下來是重點,我只介紹我如何把我在Facebook上分享的內容同步進Evernote,至於更多的處方,就是各人可以發揮創意去增進你的工作效率了。




點選右上角的新增處方,會出現使用者的處方單,底下是你已經在使用中的處方,然後按一下右上角。



按一下畫面中的「+號」,上方會出現許多IFTTT聯結的其他產品服務。
左右滑動找出Facebook,因為就因果關係來說,我們是要把Facebook上的內容同步到Facebook,所以Facebook為因。



點選Facebook後,我設定的處方是同步我的分享內容,所以選擇「New link post by you」。
之所以沒選「Any new post by you in area」,是因為我也常在Facebook上碎碎念,我們在這邊要過濾的是有價值的內容。
(感覺自婊自己的內容大部份沒什麼價值)




選擇完以後會自動跳入下一步,選擇要聯結的服務,在這邊左右滑動找Evernote。
就因果關係來說,Evernote是要被同步的服務,是果,所以在後半段選擇Evernote。





選擇「Create a note」後,會自動進入下一步,問你是否確定了處方?按下Finish就完成了。


這樣就好了嗎?如果這樣就完了,那也太對不起David老師請我把步驟說的更仔細的目的了。



接下來是如何管理這些被同步內容。
開啟你的Evernote,可以看到多了一個新的記事本叫「IFTTT Facebook」,代表這個記事本的內容都是Facebook上透過IFTTT同步進來的。
所以你不需要在茫茫筆記海中撈尋不確定的內容。

在這邊多給一些建議是,在一段時間後,會發現你的IFTTT Facebook這個記事本內容也會越積越多。
我會再做進一步的整理。
把其實不需要留的內容也刪掉,不會每一個你在Facebook上分享的文章都有被保留的必要,斷、捨、離。
把真的想留的內容,放進其他的筆記本或是增加其它的Tag,例如Food或是Productivity之類的。

以上就是我針對IFTTT這個App的進一步說明。
基本上IFTTT提供很多的素材讓使用者自行調配,並沒有一個怎麼使用會比較好的規則。
這篇文章也只是分享我對IFTTT的小小想法,一定有人可以想出更厲害的用法。

2014年2月10日 星期一

[iOS App]更直覺、更強大的iOS版Evernote!

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其實iOS版Evernote更新已經一段時間,但是因為我最近用桌面版Evernote的機會比較多,而且正值年假,整個人處在一個放假的狀態,就沒有特別注意有了哪些修正了。

直到這幾天,沒事開了iOS上的Evernote來看,才發現新版的Evernote UI設計往更人性化的方向又走了一大步。

上一篇談到Evernote設計的文章,主要在談Evernote用在我客戶跟專案管理的部份。

一直以來,我都是很單純的把Evernote做為我管理客戶資料,追蹤每一個專案進度的資料庫。
我也會把網路上值得保存(特別是關於提高生產力)的文章同步到Evernote,方便日後複習。
或者是在安排旅行時利用Evernote去搜集資料,做行程規劃。

不過顯然的Evernote並不滿足於只當使用者的資料庫,他們希望能更全面的接管用戶的生活。



一打開新版的Evernote,會覺得建立各種新記事的功能做的更清楚,也更讓人想「按下去」。
我並不懂UI設計的細節,但是就一個使用者的視覺效果來講,新版本的設計的確會讓我更容易根據我的需求選擇我需要的記事種類。
這是一個非常細微的改變,因為在ICON下方的文字其實非常的小,但是Evernote的ICON設計卻讓用戶可以很輕易分辨該選擇哪一種。


接下來會特別介紹三種在新版Evernote中有明顯改變的記事項目。

第一,相機。
相機記事有非常大的改變。除了去年下半年推出結合3M Post-it便利貼的功能以外,名片掃描的功能也令人印象深刻。
這次名片掃描的功能還特別結合LinkedIn的網站,如果名片上的資料跟LinkedIn連結,Evernote可以自動截取名片主人在LinkedIn上紀錄的專長等資料,讓用戶對名片主人更加了解。



第二,提醒事項。
其實在之前版本裡,提醒事項已經簡化到非常好使用了,新版的其實改進不多。
但是因為新版的UI設計讓人「感覺」更好用了,所以我一開了新版Evernote,第一個試的就是提醒事項的功能。



這是Evernote在GTD功能上很大的改進。
基本上在手機上的GTD功能就應該越簡單越好,在這點上Evernote是做的很好的。
打開App後,點選提醒事項的ICON就直接進入輸入內容的頁面,然後選擇提醒時間,就可以完成記事。
完成的記事會在Evernote裡以一個只有標題(標題就是你輸入的內容)的頁面顯示,如果需要進一步備註或添加資料,可以隨時再輸入各項資料。
以快速紀錄提醒事項並設定鬧鐘來講,算是做的相當方便好用了。

如果要說缺點的話,大概是已完成的項目並不會隱藏或自動刪除,當完成的項目一多,可能會造成管理上的困擾。




第三,清單。
其實清單的功能就是快速建立一個條列式的記事,只是Evernote發現這樣的設定對用戶來說有幫助,所以特別把此功能獨立出來。
以寸土寸金的螢幕畫面來說,能被獨立出來的功能想必是非常的重要吧。

不過快速增加例如購物清單、待辦清單等應用,的確是非常的好用。



同場加映:

Evernote與IFTTT的結合。
之前在Evernote的部落格上看到一篇搭配IFTTT使用的文章,便想著如何透過這兩項服務去改善我的資料庫管理。
(不知道什麼是IFTTT的,請自行Google,或是直接下載App用用看就知道了。)
後來我想到Facebook讓人垢病的搜尋功能,於是在我的IFTTT裡設定了以下Recipe:

「當我在臉書上分享其他聯結,自動備份到我的Evernote。」

於是現在每次我在臉書上分享了什麼有感想的文章或影片,就會自動同步到我的Evernote帳號,並加上一個「IFTTT facebook」的標籤。
我只要在開啟我的Evernote時,點選「IFTTT facebook」標籤,就可以進一步管理那些我在臉書上分享過的資料,從此不再需要擔心分享過的文章如大海撈針了。
不過要是IFTTT可以增加一個Recipe「當我在臉書上按讚,自動備份按讚內容到我的Evernote」會更好用啊!