2012年7月28日 星期六

[iPad App]最簡單的郵件待辦事項清單-Mail

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前一陣子看到永錫老師討論運用Outlook組織時間管理的文章,很有意思。
看了幾次,發現其實我的工作環境也是類似的建立在以Outlook為主的系統之下。
不過,我畢竟有蘋果迷的靈魂,於是我同時也在我的iPhone上管理我的公事。
(我相信現在有許多人也是如此,或是想要如此。)

所以今天就來分享一下如何利用iPhone上內建的 Mail App同步功能強化郵件管理。

我只分享一個使用上的心得小技巧,所以我簡述我的同步環境如下,但如何同步我就不累述了。
我透過Mail App裡的Exchange設定我的Mail Account,同步郵件、行事曆,還有待辦事項。
(後來我發現非常好用,現在連我的Gmail也是透過Exchange的設定同步了。)


我雖然一天沒有上百封的郵件,但平均一天也都有20~30封的水準。
我想對每天進到信箱的郵件來說,絕對有輕重緩急之分。
不過我今天想講的不是輕中緩急之分(XD,那你到底想講什麼?)

我想講的是,雖然每天進來的郵件很多,但卻不是每封都會成為你的「待辦事項」。
有些信可能是通知,有些是資訊,但絕對不是每封信都需要「處理」。

有時候信件一多,真正待處理的信件被較不重要的信件往下擠,很可能就會造成遺漏。

對業務人員來說更是如此。
很多時候我們是在外面收到信件,但收到的當下不允許你處理,必需另外找時間。
或是你還需要搜集資訊以處理回覆。

於是,如何確認每一封待處理的郵件都有被回覆解決便非常重要。




我發現iPhone Mail App裡內建的標示功能非常好用。
當我收到一封信待處理,但我當下沒空或是還需要其他資訊時,我就先把信件加上一個旗幟。

當我有空時,我就可以檢查信箱裡還有幾封被標示(未處理)的郵件。
這樣我就可以很輕易的不遺漏任何一封應該被我處理的工作。
當然,前提是在收到信的當下判斷是否需要為這封信加上一個旗幟。

只有這樣嗎?
當然不是!這麼簡單還有什麼好分享的?

透過Exchange同步的Mail Account,會連你標示的旗幟也同步回你公司電腦裡的Outlook。

當你回到公司的Outlook前時,所有在外面被標示的待處理郵件也被同步回來。
或是在公司標示的旗幟也會同步進你的iPhone。

一個很簡單的小功能就可以讓你很輕鬆的管理你的待處理郵件。

只有這樣嗎?
當然真的只有這樣!這麼方便的功能作的太複雜還有什麼意義嗎?

2012年7月22日 星期日

[爸爸日記]12.07.22-噓!不要講話!

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前幾天跟小胖還有小胖的媽一起去寶雅買東西。
因為他實在是太多話太吵了,所以我們玩起了「噓!不要講話!」的遊戲。


規則是這樣子的,數到三開始,兩個人都不可以講話,只可以用比的,先說話的先輸。
輸的人要怎樣呢?嗯!就被打屁股五下吧!



一...二...三...開始!


媽媽在旁邊拿起一雙長襪,問小胖這雙好不好?
小胖很認真煞有其事的比了「噓」的動作,然後比比我,再比比他自己。
媽媽再問我的意見,我也很認真的比了「噓」的動作,然後比比他,再比比我自己。


媽媽大概是覺得這對父子沒救了,自顧自的挑了起來。
父子倆開始在寶雅追逐了起來,穿梭在貨架之間,玩起安靜版的捉迷藏來。


突然小胖嗨了起來,嘴巴發出「啊~嘎嘎嘎嘎~」的聲音。
「吼!你講話」。他都輸了當然我就可以講話了。


於是我把他抓起來打了五下屁股,要玩就要認真玩,所以我是真的扎扎實實打了他五下屁股。
他一邊被打一邊笑的很開心,被打完馬上說「我們再玩一次吧!」


於是我又數到三開始,然後兩個人又開始碟對碟般的對看,看誰先講話。
這次,沒兩分鐘,小胖又發出了「啊~嘎嘎嘎嘎~」的怪聲。
不用說,當然又被我抓起來認真的打了五下屁股,他也不用說的從頭笑到尾。


然後又跟我說「爸爸!我們再玩一次吧!」




多玩個兩次我發現,他根本就是想被打屁股跟我玩的。
我永遠輸不了,因為他不想贏!
這樣就沒意思了,於是我決定把規則改一下,肯定要讓他覺得輸了不好玩才行。


我們重新約定,輸的人,今天不可以喝養樂多。
(這規則根本是為了準備給他輸用的,每天要喝養樂多的人是他不是我。)
為了以示慎重,我們還請媽媽當公證人,作證兩人都對此規則沒有異議。


一...二...三...開始!


這次他比較認真了,真的不講話,兩個小眼睛咕嚕嚕轉著,賊般的盯著我有沒有講話。
過了一陣子感覺會是一場勢均力敵的比賽了。
媽媽決定幫小胖打開僵局,有意讓小胖贏這場比賽。
媽媽跟小胖說:「寶貝!媽媽有辦法讓爸爸一定會講話好不好?」
小胖:「好!」


「ㄟ!抓包!你講話了!」哈哈!真是天助我也!
我很開心的跟小胖說今天不可以喝養樂多了喔!
媽媽則是在旁邊笑到肚子痛了起來。


小胖也沒說什麼,不哭不鬧,願賭服輸是在我們的教育原則裡的。
不過兩個眼睛轉啊轉的,很明顯在想辦法要破解這個局。




買完東西快結帳的時候,小胖轉過來跟我說:「爸爸!我們再來玩不要講話吧!」
好啊!可以啊!那輸的人怎麼辦?


「贏的人,今天可以喝養樂多」小胖說。


最好是啦!你乾脆說今天要玩到你贏為止好了啦!
我沒理他就走掉了。




後記:願賭服輸,所以那天小胖真的沒有喝多多,即使是玩,也要說到做到喔!

2012年7月18日 星期三

[iPad App]免費,但強大的行動管理工具-Wunderlist

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延續上一篇提到的在小胖的幼兒律動課隨手記下的行動。

我通常維持Wunderlist 的畫面在Inbox的資料夾。
隨時都可以在上方的"Add a new task"處增加新的行動。


輸入完行動,會列表在下方的行動清單。
一般是越後面輸入的資料會列在越下面。
但你也可以透過右上角那支筆的編輯功能清鬆的移動上下的順序。

這麼做有什麼好處呢?
對我來說,有些行動是我要記下來,但卻沒有確定的完成時間。
像是幫小胖把這兩年的照片整理,洗成一小本寫真集。
或是照食譜做一次義式燉飯給老婆吃。

這些是屬於「要做」,但是沒有很緊急,也沒有明確的結束時間的「承諾」或「想法」。
我通常會把這些行動放在一點進「Inbox」就看的到的地方,當我點進「Inbox」時就可以看到我紀錄下來的想法。


因為Wunderlist在下方的操作面板就已經幫使用者分類了重要(Starred)、今日(Today)跟過期(Overdue)幾種常用分類。
更進階一點,在右下角的更多(More)裡,可以看明天(Tomorrow)或未來一週(Next 7 days)的行動清單。
所以使用者不需要自己在「Inbox」裡按照時間順序排序。

當我有空的時候,我可能會把「Inbox」資料夾打開,看看裡面有什麼還未完成的工作,我又有什麼想法。
再來,下一篇文章會分享如何加工一個建立好的行動。

2012年7月7日 星期六

[iPad App]免費,但強大的行動管理工具-Wunderlist

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我終於有勇氣開始寫這系列分享文,因為Wunderlist還有很多功能等著我挖掘。
所以先寫一篇作為契子,其他好用的功能再一篇篇的慢慢寫。


前兩個禮拜的某一天晚上,我們正陪著小胖試聽幼兒律動課。
腦中突然閃過一通應該要打的電話。

我把手機拿出來,打開我的Wunderlist App,輸入我要完成的工作,設定好小胖下課時間提醒我打電話。
然後繼續專心看著我的寶貝跟著老師唱唱跳跳。

等小胖下課後,Wunderlist的鬧鐘主動提醒我該打電話給客戶。
於是我輕鬆的拿起電話撥給客戶,完成工作。
Wunderlist在幾乎不影響我親子時間的情況下(輸入任務設定時間不用一分鐘),管理我的行動。


Wunderlist是我目前為止用過最順手的行動管理工具。
或許它並不能管理更複雜的任務,可是用他來管理簡單的行動,剛好。

它有以下幾個特點,讓我找不到可以替代他的工具。

一、免費。
免費當然是一個很重要的使用誘因,尤其是對剛入門時間管理的人來說,尋找順手的工具成本越低越好。

二、跨平台。
我之前拿HTC Legend,現在拿iPhone4S,手邊有iPad2
家裡的電腦是MacBook小白末代,公司電腦是Acer TravelMate搭配Windows XP
不管你手邊用哪一種數位工具,都可以同一個帳號使用Wunderlist
更簡單的說,Wunderlist支援瀏覽器端的使用,只要可以開瀏覽器(我用的是Google Chrome),就可以用Wunderlist
甚至不一定要在自己的裝置上,只要可以上網,有瀏覽器的裝置,都可以登入自己的Wunderlist帳號,輕鬆管理你的行動。

三、介面統一。
Wunderlist的介面統合做的非常好,不管是在哪一個平台的使用體驗都相近,不太會有學習上的困擾。


這篇只是個契子,因為Wunderlist的功能很難在一篇文章裡通通寫出來。
所以我會在未來幾篇文章裡分段介紹這個目前我用的最上手的行動管理工具。
敬請期待吧