2017年4月16日 星期日

在iPhone上使用Workflow + Evernote,不中斷「得到」學習的筆記方式。

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我是「得到」App的忠實用戶,每天利用上下班通勤時間聽各個訂閱的專欄。
有看到不錯的題目,也聽知識新聞;有空坐下來的零碎時間,則是看李笑來老師的專欄,因為只有文字沒有音頻。

在這些大量、瑣碎的內容當中,時不時會有精彩的內容,或特別有力量的金句。
像「萬維綱菁英日課」有很多國外新內容的觀念,或是毀三觀的概念,常常聽到的當下就特別震撼。
「李翔商業內參」則有許多商業界名人大老的金句,都是商戰中的深刻體悟。
「劉潤五分鐘商學院」跟「薛兆豐的北大經濟學課」,則是非常系統化的講解一門學問。
特別推薦「薛兆豐的北大經濟學課」,真的是非常系統化、淺白的講解經濟學的基本概念,特別適合門外漢入手。

得到提供畫線的功能讓用戶把重點畫下來,還可以在畫線重點上添加想法。
另外可以用複製的方式把重要的內容貼到個人使用的筆記軟體,例如我個人使用的是「Evernote」。
所以可以選取文字,複製,離開「得到」App,再開啟「Evernote」,建立新筆記,貼上文字,然後回到「得到」App。
在iPhone上,可以用螢幕下拉叫出「Evernote」的Widget,快速建立新筆記,貼上文字,然後回到「得到」App。
嚴格來講,透過Widget的方式,已經不算離開「得到」,算是比較不中斷學習的筆記方式。

不過今天我想分享的是更快速的筆記方式,用「Workflow」 + 「Evernote」的華麗連續技,幾乎不中斷的紀錄今天的得到。

2017年3月,Apple收購了自動流程App「Workflow」並開放免費下載。
我則是在更之前,在前輩大大的推薦下已經付費買了「Workflow」這套非常好用的自動流程App。
現在既然Apple買下來開發給用戶免費下載,當然更應該好好使用這套可以將日常生活中一些Routine在iPhone跟iPad上的行動用自動完成的方式縮短我們的操作時間。

麻煩有興趣的人自己去下載「Workflow」研究上面提供的種種功能,我今天只針對「如何快速筆記得到App上的內容」作介紹。

知識新聞的內容可以直接整篇轉存到「Evernote」內建在「得到」裡面,但是通常筆記並不需要整篇文章,我們需要的都是產生共鳴或是衝擊腦袋的新觀念。
不過付費的專欄則不提供整篇轉存的功能。
得到另外提供一個「分享」的功能,將選取的內容,加上專欄的名稱,用圖片的形式儲存並轉傳到微信。
用意是希望用戶把精選的內容,透過分享的方式,轉傳給更多朋友知道,作內容行銷。

於是我會在把金句都儲存後,找時間將這些圖片都放上「Evernote」,作為PPT內容的題材。
但缺點是存一張圖片就跳出去處理筆記是很浪費時間中斷學習的,全部存完後再一次處理則容易忘記,或是因為大量的內容要一次處理而變得懶惰。

透過「Workflow」則變成如底下流程般自然,且幾乎不會中斷原本的思考,所以請容許我快速而不仔細地分享我的流程。



打開「Workflow」上面可以添加自己有需要的Workflow,類似編程的概念,選擇Create Workflow就好。


選擇Create Workflow後,會有許多的Actives可以選擇,我不細講每一個步驟跟截圖,但今天我們會用到Apps跟Photos&Video兩個分類的Actives。

  1. 進入Photos&Video,選擇「Get Latest Photos」。
  2. 進入Apps,選擇「Evernote」,當然第一次連接需要輸入你的Evernote Account Information。
  3. 選擇「Create New Note」,裡面需要注意的是必須選擇Notebook,也就是預設要存在哪一個筆記本?我是有特別替這些內容建了「干貨」的筆記本。
  4. 再來回到Photos&Video,再選擇一次「Get Latest Photos」。
  5. 最後是「Delete Photos」。



接下來下拉螢幕,將「Workflow」放進Widget裡,就可以看到像上面的畫面,你可以自己把建好的Workflow取名,我就是直接取為得到干貨。

往後,在「得到」裡面看到好的內容的流程就變成:

  1. 選取內容,用分享的功能轉存為圖片。
  2. 下拉螢幕使用Widget,點一下「得到干貨」。
  3. 回到「得到」,繼續學習。

這麼做的好處在哪?
  1. 不中斷學習。
  2. 不需要事後大量整理,避免懶惰。
  3. 善用「Evernote」強大的圖片文字搜尋,需要內容時隨手可得。
如果後面希望可以在這些「Evernote」的筆記上加工,我個人建議使用「李翔商業內參」的模式不錯。
加個#可做談資、#可好好學習、#可開會中引用,之類的Tag,這樣準備開會資料、製作簡報,就有大量的可引用內容在你的資料庫裡。

2016年8月27日 星期六

三個關鍵字建立你的GTD系統

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作為一個業務,每一天的工作都是從混亂中開始,在混亂中結束。
每天早上還沒進公司,可能就有客戶電話開始騷擾,進公司開始處理國外郵件、確認當天生產出貨排程狀況、跟不同部門開會協調訂單、處理客戶的價格或樣品需求、客戶會需要開發新產品、需要安排測試、追蹤測試進度、處理客訴。
每周要寫業務報告向主管彙報、要開業務會議向老闆彙報,主管週間必須處理業務手上的重點或緊急案件。
每月有出差行程、業績KPI、月業績報告、差異報告、、呆滯料報告、、原物料預估需求報告、產銷報告。
季有季檢討會議、半年檢討會議、年度檢討會議。

於是建立一個有效的系統,亂中有序的去找到一條明確而清晰的路線,拆解時間單位去落實每一個目標非常的重要。
GTD是一套非常巨大的系統,我認為一開始就想要把系統給建立完全是不切實際,而且反而會降低成功的機率的。
所以我建議只先做好三件事,將這三件式透過反覆練習形成第二天性,你的GTD系統根基就會非常的穩固。

  • 引子清單:
在課程中,老師談到面對引子清單是非常痛苦的。因為非常痛苦,課程結束後不會有人在去看引子清單,所以我們在課程中練習了三次的引子清單。
但是我反而認為,引子清單是最棒的,全面向的去檢視。
學習本該痛苦,驅動學習的力量不是快樂,而是熱情跟足夠的動機。這是這次在檢視我的待辦清單過程我最重要的體悟,找到每一件事情背後驅動的動機。
當你清楚你的動機,你會知道做這件事情對你有甚麼好處?有甚麼壞處?以對自己有利為前提的去執行每一件雜事。

  • Mind Sweep
在引子清單的引導下,每周至少一次地去做一次Mind Sweep。透過引子清單去搜刮腦袋裡的每一個角落。辛苦的、徹底的,去找出腦袋裡每一個雜事、每一個念頭。
這個過程應該用手寫執行,準備一張至少A4夠大張雙面橫行紙用一種類似於腦力激盪的方式執行。不停的寫,一遍又一遍的掃過引子清單的項目,一個又一個地把念頭或雜物從腦袋搬到紙上。
人類的頭腦會自動記住有價值的念頭,所以只要徹底的去檢視自己的腦袋,就可以搬出一個又一個的想法。過程中不要去思考這件事情到底重不重要?會在你的腦袋中閃過,就不會全然沒有價值。
更且,許多的念頭本身是個引子,念頭本身並不重要,但實際寫下念頭的過程會帶給你更多有價值的念頭,這才是我們想要的。
塗寫(我稱之為塗寫是因為求快不求字美觀)過程至少需要要求自己三十分鐘,每個人的腦中都至少有50-150的念頭,不會五分鐘就結束的。

  • Next Action
把Mind Sweep的成果放到你天天會使用的工具,不管是紙本筆記本、手機、平板,或是電腦,可能是Outlook、Evernote、Wunderlist、Omnifocus,或是其他任何的數位工具。
把每一個念頭、雜事,用「人事時地物」的概念補滿,標尚待完成的時間。
使用紙本筆記本的就放到對應的日期,數位工具的使用者就加上對應日期的鬧鈴。這樣就可以基本上開始運作你的系統。
不需要在這個階段思考任務、專案、策略、分類,在這個階段任何的細分都會過度複雜化你的系統,造成腦袋額外的負擔,降低長期穩定執行系統的可能性。


新業務年度的計畫跟策略,拆解成為季度的目標,季度的目標拆解成為每個月分的業績,每月業績再拆解成為美洲的檢視,每周檢視自然會形成每日的待辦清單。
所以管理好我們的每日待辦清單是完成年度計畫的根本基礎。
在有能力思考年度策略之前,我們要做的其實就是定期的、痛苦的,去清空我們的腦袋,養成習慣成為我們的第二天性。

總得把地基打好,才能夠往上蓋。

參考書目:

搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

2014年12月10日 星期三

[爸爸日記]2014.12.10-生死的智慧(小胖版)

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前幾天,跟小胖在洗澡的時候,他很嚴肅的問我:「他會不會有一天死掉?」
我說:「當然會啊!沒有一個人是不會死的,我也會有死掉的時候。」

他問我:「那我死掉的時候,你還會在嗎?」
我思考了一下說:「嗯,基本上你死的時候,我應該已經死了,因為我比你老。」


他不再講話,原本我以為對話到這邊就會結束,不過我想繼續問他對於我會比他早死這件事還有沒有其他想法。

我問他:「那如果我死了,你會想我嗎?」
他說:「當然會啊!」

我再問他:「那如果你會想我,你會拜我嗎?」
他說:「當然會啊?」


我好奇起來了,一個六歲的小孩會怎麼看拜自己過世的父母這件事?

我問他:「喔?那你會怎麼拜我?」
小胖說:「看你在哪裡,我就去哪裡拜啊!」

我問他:「那你會很常常來拜我嗎?」
小胖說:「當然會啊!」

我問他:那你會多久拜我一次?」
小胖想也不想就說:「一個禮拜兩次。」

一個禮拜要拜我兩次?當老爸的我都快痛哭流涕了。
我繼續問他:「一個禮拜兩次?那是禮拜幾跟禮拜幾?」
小胖照樣想也不想的回我:「禮拜二跟禮拜四!」
毫無懸念,彷彿他都已經看好農民曆了一樣。

所以我出於好奇問他:「那為什麼是禮拜二跟禮拜四?」
小胖回答:「因為我幼兒律動課是禮拜二跟禮拜四啊:」

我:「......」
(這意思是如果有一天不上幼兒律動課就不用拜了嗎?)