2014年4月13日 星期日

[iOS App]給Omnifocus初學者的三個小技巧

這篇文章的連結


前陣子在台北的Omnifocus分享會,我分享了身為Omnifocus初學者的一些心得,裡面提到了三個對初學者來說還不錯用的小技巧。
那天之後一直想把這三個小技巧寫出來分享給更多同好,但因為正好身體出了些小問題,於是一直拖到今天才有空把文章完成。



第一,隨時可以增加待辦事項的功能。

GTD工具的關鍵,不是思考的廣度跟深度,而是有多容易讓使用者上手,並習慣融入生活。
iPhone版的Omnifocus相當細膩的一點,就是在幾乎任何角度,都可以輕易新增待辦事項。

不管使用者最後一次使用Omnifocus是在行事曆模式下?在檢視某一項任務?或是在設定好的視角用更高的高度檢視。
都可以在需要快速新增待辦事項時,在右下角的新增待辦事項,非常容易
不管你在樹狀結構下的哪一個層次,都可以透過捷徑到達最基本的層次,這是Omnifocus在設計上非常了解GTD需求的細節。

想像靈感在你腦海閃過,當你要迅速記下,打開GTD App,發現你在某個子任務的待辦清單,你得先退回三個層次,再進入Inbox,你就會懂得這個細節的重要性。


第二,透過Siri,免開啟Omnifocus也能新增待辦事項。

在跑客戶的過程中,我有不少時間都在車上渡過。
很常發生一種情形便是開車的時候客戶打電話來跟我討論事情,電話討論完以後,便會產生一些待辦事項。
但在開車的時候並不方便打字新增待辦事項。


Omnifocus提供了使用者透過Siri新增待辦事項的方式。
在Setting>Reminder裡,把Reminder Capture打開,就可以把透過Siri新增的提醒事項直接轉到Omnifocus裡。
(BTW,Omnifocus為了讓使用者更專注在GTD本身,把Setting藏在下拉選單,在主畫面任何地方下拉就可以看到Setting功能。)

設定完成後,開啟Siri,類似這樣的語法,「提醒我報價給XX公司」,新增的待辦事項就會直接被放到Omnifocus的Inbox。
更進階的用法,「提醒我明天下午三點發傳真給XX公司」,待辦事項會轉進Omnifocus的Inobox,並且設定好提醒的鬧鐘。


第三,只有iOS版,也能修改設定。

這第三點,是寫給只有iOS版的Omnifocus的使用者參考的。
我不知道這樣的族群有多少人,不過至少我就是一個。
因為公司的系統不支援Mac,所以一般我工作的電腦還是以Windows為主,但很遺憾的Omnifocus並沒有Windows版本。
這也是我目前使用Omnifocus上最大的障礙。

第一個讓我發現比較大的困擾,是當我要為待辦事項設定一個完成截止時間。
Omnifocus預設時間是下午五點鐘,大概是要在下班時,提醒使用者你今天還有什麼事情是還沒完成的?

不過這樣的提醒時間並不符合我的需求。
我需要的是每天早上準備開始一天的活動,手機就能主動提醒我今天應該完成哪些事情。
我並不想要針對每一個需要設定完成時間的待辦事項去重複做調整設定時間的動作,那不符合行雲流水的原則。
可是iOS版的Omnifocus並沒有可以更改預設時間的功能。

於是我寫了封Mail給Omnifocus的開發團隊表達我的困擾。
除了立刻自動回覆的郵件,表達他們已經收到我的問題,在24小時內,就有專人回覆並解決了我的問題。


只要在iOS版的Omnifocus點選上面的連結,就可以更改時間設定。
我覺得Omnifocus的團隊很認真聽取使用者的意見,真的很棒。


One More Thing....,透過Email添加待辦事項。

這邊追加一個當天分享會,高手YuanXi提出來的用法。
Omnifocus提供使用者一個透過Mail增加待辦事項的方法。
只要你是透過Omnigroup的同步功能在同步不同裝置上的Omnifocus,就可以免費得到一個Mail Address,任何寄到這個Mail Address的信都會被放進你的Inbox。
在iOS上的Omnifocus完成設定透過Omnigroup的Sync功能後,連上Omni Sync Server的網頁。
登入你用來同步的帳號,進入管理頁面,就可以在最下面看到一個看起來不太好看的Mail Address(高手YuanXi的形容詞)。
不用把這個Mail Address背起來,只要存在你的通訊錄,取個好記的名字,就可以開始透過Mail新增待辦事項了。

YuanXi建議主管可以多利用這項功能,讓部屬將要交給主管的工作,透過Mail直接進到Omnifocus的Inbox,以方便管理工作。

從業務的角度來看,我想到的則是,例如我用Mail跟客戶報價時,不彷C.C到自己的Omnifocus去,這樣就可以進入下一步流程,去追蹤報價後客戶是否有下單?
或是有時候我會需要請採購部門幫我向原料供應商詢價,當我發Mail給採購部時,也可以同時C.C到自己的Inbox。
然後在Omnifocus裡建立一個Project,把所有報價或詢價的Item指向這個Project。
我只要有空的時候去檢查這個Project,就可以知道最近有哪些報價跟詢價?有哪些有回應了?哪些還沒有,要追後續進度?


Omnifocus是一個完成度非常高的GTD工具,而且整個介面設計非常貼近使用者的需求。
但不管是任何工具,工具本身還是一個輔助,重要的還是如何去管理你的心。